明道大会胜利落幕了，我作为亲历整个明道大会筹备过程的内部人，给大家详细解密一下这场千人大会从一个idea到成为一个事实，到底经历了哪些不为人知的细节。
我始终固执的认为，所谓一个公司的核心竞争力，就是我告诉你我是怎么做的，但是你仍然做不到。所以，我保证我在这里写的文字都是真实可信的，我不怕泄露什么商业机密。
让我们首先来复盘一场大会最重要的四个环节——主题策划丶嘉宾邀请丶媒体合作和观众招募。
主题策划
我第一次听到“明道大会”这四个字是在2013年12月的一天，我们CEO任向晖像一个小孩子一样兴奋的跑到我的办公室，跟我说：“我决定要搞一场1000人的科技大会，这不是一场明道用户大会，我们不宣传自己的产品，我们要像腾讯WE大会那样，做一场高大上的大会。”
我第一反应是：“老大又开始异想天开了，估计过几天就会改主意吧。”要知道，在2013年12月那个时间点上，整个明道团队加起来还不到50个人，我们从任何角度来看，都是一个小屌丝公司，没有任何媒体属性，但是老板竟然要开一场千人大会，他一定是疯了。
思前想后，我跟老板提出两个建议：第一，这个会如果由我们主办，可能缺乏一个有说服力的理由，所以我建议最好找一个媒体机构来联合主办。第二，这个会叫“明道大会”可能会显得像一个明道用户大会，所以我建议也像腾讯WE大会那样，再想一个独立品牌，这样显得更中立。
这个时候任向晖同学身上那种乔布斯一样的现实扭曲力场出现了，他说：“如果不叫明道大会，那我们为什么要办这个活动？放心吧，咱们能做到的。梅花网已经做了很多次MEXPO大会了，做这种千人大会我们有经验也有团队。”
在那一刻，我突然感觉心头涌起一种激情：“万一真做成了，那我们不就牛逼了吗！”我是白羊座，冲动是骨子里带来的，那一瞬间我的各种担心消失得无影无踪了。
几天以后，任向晖把明道大会的主题策划PPT做好了，他选择了科技行业最热门的6大主题——云计算丶大数据丶健康医疗丶互联网金融丶新材料和先进制造丶O2O和零售科技。从主题来看，这怎么都应该是一个高端科技媒体搞的会，而不应该是一个软件公司所为。
为什么不在议程当中植入产品演示或者新品发布的环节？我们其实也纠结过。我们的广告公司曾经一度强烈的建议把产品演示加入到大会议程，认为那不会影响整个大会的观众体验。但最终，老板没有同意这个建议。“我们已经叫明道大会了，这就够了。装逼，就装到底吧。”
从现场和会后的反应来看，这次大会的主题策划是极为成功的，媒体和观众满意度都出奇的高，大家普遍认为收获很大。如果加入明道产品演示会怎么样？其实我也无法判断，历史不给我们重来一次的机会。
成功，只属于那些胆子大的人。
演讲嘉宾邀请
对于一场千人大会来说，演讲嘉宾是最最重要的环节，也是最考验一个活动执行团队的环节，这里面自然有很多knowhow，下面慢慢道来。
演讲嘉宾大致可以被分为三种类型：专家型嘉宾丶明星嘉宾丶赞助嘉宾。专家型嘉宾一般是企业家或者专家，在自己的行业或者领域具有垂直影响力，大部分嘉宾属于这一类型。明星嘉宾是那些具有大众影响力的嘉宾，他们属于名人行列。赞助嘉宾顾名思义，就是来自赞助商的嘉宾，他们的演讲带有营销成分，但是这部分嘉宾也很重要，如果没有他们的商业赞助，举办活动的资金就无从筹集，大会可能就办不起来。
对于一场大会来说，明星嘉宾无疑至关重要，他们是给会议的级别定调子的人。明道大会有幸请到吴晓波和刘慈欣两位明星，这让我们在进行后期的媒体合作丶赞助商招募和观众招募上非常顺利。
那明星嘉宾要怎么才能邀请到呢？第一要靠运气，第二要靠人品，第三要支付一定的出场费。请到刘慈欣靠的就是运气，我在3月份翻看一本杂志的时候，发现了一篇刘慈欣的文章，正巧这个杂志的编辑是我的好友，于是我马上联系了他，请他从中介绍。有了这个好友的背书，大刘很快接受了我们的邀请。
请到吴晓波则主要是靠人品。吴晓波算是我的学长，我此前也在自媒体里推荐过他的文章和书籍，因此对我印象算是不错。今年1月份我约他在杭州见了一面，跟他详细介绍了关于大会的思路以及我们公司所做的事情，他觉得我们挺靠谱的，于是就答应了。
这里不得不提到一个不小的遗憾，其实本来我们还可以邀请到凯文凯利出席的，一直到4月份我们从他经纪人那里得到的信息都是他将会出席并演讲，还特意跟我们要了演讲主题，我帮他提出的演讲题目是《从技术到商品——技术价值到商业价值的转化之路》。结果就在我们将要签订演讲合同的时候，经纪人突然告诉我们，因为6月10几号KK还要来中国参加一个活动，所以他可能无法出席我们的活动了。之后我们直接给KK发邮件，仍然没有扳回局面，最后只能作罢。
这里我们要吸取一个教训，对于关键的演讲嘉宾，一定要第一时间把协议签署好，这样可以锁定后期突然发生变化的风险。假如KK也能出席的话，那明道大会的影响力可能还会再上一个台阶。
这次我们一共邀请到了40位嘉宾，我显然不可能认识所有这些嘉宾，那我们是如何请到这么多嘉宾的呢？很简单，先找到在某个圈子当中人脉比较广的核心人物，然后通过他来邀请相关领域的嘉宾。这次我们请到了数位美国大数据领域的顶级专家，靠的就是一位麻省理工毕业的好友，她的穿针引线起到了关键作用。
当然，最后不得不提一下老板任向晖和我自己，我们人脉也算比较广，否则嘉宾邀请这件事情不会这么顺利，这应该算是我们的一项无法被复制的核心竞争力吧。
媒体合作
这次大会我们一共邀请到接近30家媒体合作。事后回顾，其实我们还有可能做得更好，我发现有些媒体本来是有合作意向的，只是因为团队事情实在太多，没有有力的跟进，所以导致合作没有最终达成。
媒体合作当中有一些knowhow是值得特意说明的，比如说独立媒体和门户在洽谈时候就有明显的不同。对于独立媒体的合作，最佳的路径就是直接找到一把手，然后和一把手达成意向以后，由下面的负责人推进执行，这样效率最高。比如说这次的合作媒体当中，爱范儿丶钛媒体丶淘之家网丶商业评论就是这样谈成的。
而对于门户来说，媒体合作就复杂一些。我们能提供的资源主要是大会嘉宾的采访机会丶媒体logo的展示，我们想要的资源是媒体报道和banner广告位，对于独立媒体来说这是一个对等的置换，而对于门户来说，由于内容和广告掌握在两个不同的部门手里，置换就变得比较难操作，所以我们基本上没有从门户网站置换到广告位资源，只是邀请到记者进行采访报道。
在进行媒体合作时，一定要有一个核心合作伙伴，比如这次的腾讯科技。我们和腾讯科技的合作是非常深入的，腾讯科技专门为明道大会建立了一个专题页面，我们也在明道大会现场给腾讯科技提供了微信大屏幕资源。从会后的传播来看，腾讯科技的报道确实是力度最大的。
在传播的内容方面，最好的素材肯定是嘉宾演讲实录。吴晓波和李天田（就是脱不花妹妹）的演讲都获得了非常好的传播，大会那两天朋友圈被他们刷爆了，很多媒体都进行了转发。这也再次证明了明星嘉宾的价值。
观众招募
观众招募是整个大会组织过程当中难度最高丶最不可控的一个环节，嘉宾邀约和媒体合作都可以通过点对点的方式解决，而观众邀请只能通过点对面的方式解决。观众在哪儿？这是最要命的问题。
刚开始的时候，我们设置了earlybird阶梯定价，4月份购买门票1999元，5月份2499元，活动当天2999元。刚开始的时候，售票速度很慢，每天可能也就售出十多张票子。究其原因，一来是媒体资源还没有得到落实，宣传推广力度不够，二来是大会的详细议程没有确定，很少有人愿意为一个演讲嘉宾和主题尚未明确的活动付费。所以，后来我们不得不改变策略，没有坚持阶梯定价，而是一直维持了1999元的价格。
以往活动的经验告诉我们，活动报名人数最好要超出现场座位数30%以上才能确保活动的出席率。因此，我们现场本来是800人的位子，接受的报名人数在1100人以上，在达到了这个数字以后，我们关闭了报名系统。从当天的出席率来看，我们的预估基本上是准确的，座位都坐满了，还有一些观众是站着听的。
报名的大幅度增加是在5月份，这时我们的媒体合作资源大量上线了，大会的详细议程也更新到了官网，对于观众的吸引力增强了很多。我想我也不用遮着掩着的，如实的告诉大家，付费观众和免费赠票观众的数量大概是一半一半。
免费赠票主要有这样几个渠道：一是明道付费客户，每个公司会获得一张免费赠票；二是媒体合作伙伴，他们一般会把门票作为读者福利，通过抽奖的方式发出去；三是老板和我的私人好友，当然这些好友一般都是企业家，是我们的目标客户。连卖带送，我们终于把1100多个观众给凑齐了。
在检视报名表格时我们发现，观众当中Clevel（就是CEO丶总经理丶总裁丶创始人之类）的人占了差不多一半，这可能有两个原因吧，一是票价比较高，不是Clevel的人估计难以承担这个价格，二是我们在赠票的时候做了筛选，只针对企业家人群进行了赠送（因为他们是我们的目标客户）。
这里顺道给合作伙伴做个小广告，我们大会报名是采用了会鸽的系统，这是一个非常专业的会务报名平台，用会鸽的好处是后期做通知很方便，可以给观众发提醒邮件和提醒短信，客户体验不错。
上面说的四点是一次大会最最关键的部分，我们基本上已经复盘完毕了。接下来要说一些琐碎的细节，想到哪里就说到哪里吧。
1丶会议场地一定要早订，最起码提前半年。我们要做的是千人大会，这样体量的场地选择余地其实并不算大，场地方是比较强势的，反正你不订总归有人订。考虑到我们要做一场2天的大会，所以最好选择五星级酒店来做，这样餐饮丶住宿问题比较容易解决，如果找展览馆的话，场地费用可能低一些，但是来回的交通接送丶餐饮的安排都比较让人头疼。五星级酒店上海只有屈指可数的几家能做，我基本上都到现场看过场地，最好的是静安香格里拉，其次是陆家嘴香格里拉和浦东的嘉里大酒店，但他们都有一个致命的缺点——太贵！我们作为一家小公司，虽然喜欢，却实在负担不起。最后，我们选择了场地面积稍微小一点，但是性价比不错的利思卡尔顿，它的品牌一点不比香格里拉差哦。
2丶观众区和舞台最好呈扇形排列，这样更利于演讲嘉宾的发挥，他无论面对那个方向，都能够和观众近距离互动。如果把会场布置成一个长方形，虽然能够容纳的观众会多一些，但是场地过于纵深，会让演讲者感觉不舒服。
3丶大会官网的搭建是逐步完成的。最初的时候，官网只有logo和6大议题，因为演讲嘉宾邀约还没有确定下来，所以内容比较少。随着邀约逐步完成，官网的内容会越来越详尽。不要希望一步到位，活动的官网都是一点一点搭建起来的。
4丶用微信群丶微信群发助手做嘉宾的通知工作，事半功倍。给所有嘉宾建立微信群这个很容易理解，群发助手大家可能平时用的比较少，这是微信的一个隐藏比较深的功能，它可以允许你向不超过200位好友群发信息，做通知特别高效。
5丶工作协同至关重要。搞活动是一件对协同要求极高的工作，决策者和执行者之间丶不同岗位角色之间的信息共享至关重要，如果信息不同步，就非常容易出现乌龙。
好在我们有明道的任务系统，我们先把整个筹备任务拆分成了8个大的子任务，分别指定了负责人，然后子任务下面还可以再拆分子任务，这样一来，整个筹备任务变得条理非常清晰。
6丶嘉宾出场顺序安排有讲究，我们把最重量级的嘉宾分别安排在第一天上午和第二天下午，为什么这么安排？开场要有开门红，一个好的开场等于成功了一半，所以第一天上午一定要有重量级人物压阵。另一个重量级嘉宾要放到大会最后，这样可以防止一些冲着明星嘉宾来的观众过早离场。
7丶筹备这样一场大会需要多少个人？各人之间如何分工？我们全程参与的核心筹备组只有7个人，前期主要负责嘉宾邀请丶媒体合作方面的事情，在后期又有2人加入，负责场地搭建和现场总控，活动当天有20名左右的志愿者，负责现场的各项接待工作，其中2人负责微博丶微信等媒体的现场转播。这就是整个活动我们的人力投入。
8丶钱都花在哪里了？最大头的支出是在场地上面，酒店的活动场地丶酒店房间丶茶歇这些大概占了全部预算的70%吧，场地搭建大概占10%，嘉宾的路费大概占10%，物料和其他杂费支出大概占10%。
在文章的最后，我们再来思考这样一个问题：做一场千人大会的意义到底是什么？毫无疑问，我们的目标决不是简单的针对到场的这1000多观众进行营销，如果那样的话我们的成本就太高了。我想，一场千人大会的价值主要就是以下几个方面吧：
1丶这是一个跟各方面合作伙伴建立联系的最佳理由。一场大会办下来，我们邀请到40位有影响力的意见领袖，这些人都是有很强的话语权丶有丰富的社交网络的人，他们的口碑对明道至关重要。我们邀请到30家左右的媒体，如果没有明道大会，我们是很难找到理由接触这些媒体的。
2丶通过现场观众，进行强有力的社会化传播。到场的虽然只有1000多人，但是这1000多人大部分都会发布微博丶朋友圈分享大会的内容，他们的朋友当中有很多人也是我们的目标客户，按照每个人能够通过社交媒体影响100人来粗略估算，知道这次明道大会的人可能在10万人左右。
3丶显示公司的气场，提升明道的品牌价值感。还记得当年雷军第一次模仿苹果开小米发布会吗？一个卖便宜手机的公司为什么要开一场那么高大上的发布会？所谓建立品牌，其实就是在客户心智当中建立起一种联想关系，当客户看到小米这个品牌的时候，联想到那样一场发布会，客户就会觉得小米是个有牌子的手机，它和山寨货不一样。我们做明道大会也是一样，当客户看到明道这个品牌时，联想到2014年那一场众星云集的科技大会，联想到吴晓波丶刘慈欣，联想到顶级的丽思卡尔顿，那客户就会觉得明道是一个很有腔调的公司。
4丶一场成功的大会可以提振整个团队的信心，带来非常强烈的荣誉感。这次大会结束之后，我明显感觉到不仅是承担大会筹备任务的市场团队的信心在提升，销售团队丶技术团队丶代理商的信心都得到了明显的提升，大家都为我们能做出这么牛逼的一件事情感到特别的自豪。
所以，你们说办这样一场大会值不值得呢？复盘就到这里吧，期待2015年明道大会再见
主题策划
我第一次听到“明道大会”这四个字是在2013年12月的一天，我们CEO任向晖像一个小孩子一样兴奋的跑到我的办公室，跟我说：“我决定要搞一场1000人的科技大会，这不是一场明道用户大会，我们不宣传自己的产品，我们要像腾讯WE大会那样，做一场高大上的大会。”
我第一反应是：“老大又开始异想天开了，估计过几天就会改主意吧。”要知道，在2013年12月那个时间点上，整个明道团队加起来还不到50个人，我们从任何角度来看，都是一个小屌丝公司，没有任何媒体属性，但是老板竟然要开一场千人大会，他一定是疯了。
思前想后，我跟老板提出两个建议：第一，这个会如果由我们主办，可能缺乏一个有说服力的理由，所以我建议最好找一个媒体机构来联合主办。第二，这个会叫“明道大会”可能会显得像一个明道用户大会，所以我建议也像腾讯WE大会那样，再想一个独立品牌，这样显得更中立。
这个时候任向晖同学身上那种乔布斯一样的现实扭曲力场出现了，他说：“如果不叫明道大会，那我们为什么要办这个活动？放心吧，咱们能做到的。梅花网已经做了很多次MEXPO大会了，做这种千人大会我们有经验也有团队。”
在那一刻，我突然感觉心头涌起一种激情：“万一真做成了，那我们不就牛逼了吗！”我是白羊座，冲动是骨子里带来的，那一瞬间我的各种担心消失得无影无踪了。
几天以后，任向晖把明道大会的主题策划PPT做好了，他选择了科技行业最热门的6大主题——云计算丶大数据丶健康医疗丶互联网金融丶新材料和先进制造丶O2O和零售科技。从主题来看，这怎么都应该是一个高端科技媒体搞的会，而不应该是一个软件公司所为。
为什么不在议程当中植入产品演示或者新品发布的环节？我们其实也纠结过。我们的广告公司曾经一度强烈的建议把产品演示加入到大会议程，认为那不会影响整个大会的观众体验。但最终，老板没有同意这个建议。“我们已经叫明道大会了，这就够了。装逼，就装到底吧。”
从现场和会后的反应来看，这次大会的主题策划是极为成功的，媒体和观众满意度都出奇的高，大家普遍认为收获很大。如果加入明道产品演示会怎么样？其实我也无法判断，历史不给我们重来一次的机会。
成功，只属于那些胆子大的人。
演讲嘉宾邀请
对于一场千人大会来说，演讲嘉宾是最最重要的环节，也是最考验一个活动执行团队的环节，这里面自然有很多knowhow，下面慢慢道来。
演讲嘉宾大致可以被分为三种类型：专家型嘉宾丶明星嘉宾丶赞助嘉宾。专家型嘉宾一般是企业家或者专家，在自己的行业或者领域具有垂直影响力，大部分嘉宾属于这一类型。明星嘉宾是那些具有大众影响力的嘉宾，他们属于名人行列。赞助嘉宾顾名思义，就是来自赞助商的嘉宾，他们的演讲带有营销成分，但是这部分嘉宾也很重要，如果没有他们的商业赞助，举办活动的资金就无从筹集，大会可能就办不起来。
对于一场大会来说，明星嘉宾无疑至关重要，他们是给会议的级别定调子的人。明道大会有幸请到吴晓波和刘慈欣两位明星，这让我们在进行后期的媒体合作丶赞助商招募和观众招募上非常顺利。
那明星嘉宾要怎么才能邀请到呢？第一要靠运气，第二要靠人品，第三要支付一定的出场费。请到刘慈欣靠的就是运气，我在3月份翻看一本杂志的时候，发现了一篇刘慈欣的文章，正巧这个杂志的编辑是我的好友，于是我马上联系了他，请他从中介绍。有了这个好友的背书，大刘很快接受了我们的邀请。
请到吴晓波则主要是靠人品。吴晓波算是我的学长，我此前也在自媒体里推荐过他的文章和书籍，因此对我印象算是不错。今年1月份我约他在杭州见了一面，跟他详细介绍了关于大会的思路以及我们公司所做的事情，他觉得我们挺靠谱的，于是就答应了。
这里不得不提到一个不小的遗憾，其实本来我们还可以邀请到凯文凯利出席的，一直到4月份我们从他经纪人那里得到的信息都是他将会出席并演讲，还特意跟我们要了演讲主题，我帮他提出的演讲题目是《从技术到商品——技术价值到商业价值的转化之路》。结果就在我们将要签订演讲合同的时候，经纪人突然告诉我们，因为6月10几号KK还要来中国参加一个活动，所以他可能无法出席我们的活动了。之后我们直接给KK发邮件，仍然没有扳回局面，最后只能作罢。
这里我们要吸取一个教训，对于关键的演讲嘉宾，一定要第一时间把协议签署好，这样可以锁定后期突然发生变化的风险。假如KK也能出席的话，那明道大会的影响力可能还会再上一个台阶。
这次我们一共邀请到了40位嘉宾，我显然不可能认识所有这些嘉宾，那我们是如何请到这么多嘉宾的呢？很简单，先找到在某个圈子当中人脉比较广的核心人物，然后通过他来邀请相关领域的嘉宾。这次我们请到了数位美国大数据领域的顶级专家，靠的就是一位麻省理工毕业的好友，她的穿针引线起到了关键作用。
当然，最后不得不提一下老板任向晖和我自己，我们人脉也算比较广，否则嘉宾邀请这件事情不会这么顺利，这应该算是我们的一项无法被复制的核心竞争力吧。
媒体合作
这次大会我们一共邀请到接近30家媒体合作。事后回顾，其实我们还有可能做得更好，我发现有些媒体本来是有合作意向的，只是因为团队事情实在太多，没有有力的跟进，所以导致合作没有最终达成。
媒体合作当中有一些knowhow是值得特意说明的，比如说独立媒体和门户在洽谈时候就有明显的不同。对于独立媒体的合作，最佳的路径就是直接找到一把手，然后和一把手达成意向以后，由下面的负责人推进执行，这样效率最高。比如说这次的合作媒体当中，爱范儿丶钛媒体丶淘之家网丶商业评论就是这样谈成的。
而对于门户来说，媒体合作就复杂一些。我们能提供的资源主要是大会嘉宾的采访机会丶媒体logo的展示，我们想要的资源是媒体报道和banner广告位，对于独立媒体来说这是一个对等的置换，而对于门户来说，由于内容和广告掌握在两个不同的部门手里，置换就变得比较难操作，所以我们基本上没有从门户网站置换到广告位资源，只是邀请到记者进行采访报道。
在进行媒体合作时，一定要有一个核心合作伙伴，比如这次的腾讯科技。我们和腾讯科技的合作是非常深入的，腾讯科技专门为明道大会建立了一个专题页面，我们也在明道大会现场给腾讯科技提供了微信大屏幕资源。从会后的传播来看，腾讯科技的报道确实是力度最大的。
在传播的内容方面，最好的素材肯定是嘉宾演讲实录。吴晓波和李天田（就是脱不花妹妹）的演讲都获得了非常好的传播，大会那两天朋友圈被他们刷爆了，很多媒体都进行了转发。这也再次证明了明星嘉宾的价值。
观众招募
观众招募是整个大会组织过程当中难度最高丶最不可控的一个环节，嘉宾邀约和媒体合作都可以通过点对点的方式解决，而观众邀请只能通过点对面的方式解决。观众在哪儿？这是最要命的问题。
刚开始的时候，我们设置了earlybird阶梯定价，4月份购买门票1999元，5月份2499元，活动当天2999元。刚开始的时候，售票速度很慢，每天可能也就售出十多张票子。究其原因，一来是媒体资源还没有得到落实，宣传推广力度不够，二来是大会的详细议程没有确定，很少有人愿意为一个演讲嘉宾和主题尚未明确的活动付费。所以，后来我们不得不改变策略，没有坚持阶梯定价，而是一直维持了1999元的价格。
以往活动的经验告诉我们，活动报名人数最好要超出现场座位数30%以上才能确保活动的出席率。因此，我们现场本来是800人的位子，接受的报名人数在1100人以上，在达到了这个数字以后，我们关闭了报名系统。从当天的出席率来看，我们的预估基本上是准确的，座位都坐满了，还有一些观众是站着听的。
报名的大幅度增加是在5月份，这时我们的媒体合作资源大量上线了，大会的详细议程也更新到了官网，对于观众的吸引力增强了很多。我想我也不用遮着掩着的，如实的告诉大家，付费观众和免费赠票观众的数量大概是一半一半。
免费赠票主要有这样几个渠道：一是明道付费客户，每个公司会获得一张免费赠票；二是媒体合作伙伴，他们一般会把门票作为读者福利，通过抽奖的方式发出去；三是老板和我的私人好友，当然这些好友一般都是企业家，是我们的目标客户。连卖带送，我们终于把1100多个观众给凑齐了。
在检视报名表格时我们发现，观众当中Clevel（就是CEO丶总经理丶总裁丶创始人之类）的人占了差不多一半，这可能有两个原因吧，一是票价比较高，不是Clevel的人估计难以承担这个价格，二是我们在赠票的时候做了筛选，只针对企业家人群进行了赠送（因为他们是我们的目标客户）。
这里顺道给合作伙伴做个小广告，我们大会报名是采用了会鸽的系统，这是一个非常专业的会务报名平台，用会鸽的好处是后期做通知很方便，可以给观众发提醒邮件和提醒短信，客户体验不错。
上面说的四点是一次大会最最关键的部分，我们基本上已经复盘完毕了。接下来要说一些琐碎的细节，想到哪里就说到哪里吧。
1丶会议场地一定要早订，最起码提前半年。我们要做的是千人大会，这样体量的场地选择余地其实并不算大，场地方是比较强势的，反正你不订总归有人订。考虑到我们要做一场2天的大会，所以最好选择五星级酒店来做，这样餐饮丶住宿问题比较容易解决，如果找展览馆的话，场地费用可能低一些，但是来回的交通接送丶餐饮的安排都比较让人头疼。五星级酒店上海只有屈指可数的几家能做，我基本上都到现场看过场地，最好的是静安香格里拉，其次是陆家嘴香格里拉和浦东的嘉里大酒店，但他们都有一个致命的缺点——太贵！我们作为一家小公司，虽然喜欢，却实在负担不起。最后，我们选择了场地面积稍微小一点，但是性价比不错的利思卡尔顿，它的品牌一点不比香格里拉差哦。
2丶观众区和舞台最好呈扇形排列，这样更利于演讲嘉宾的发挥，他无论面对那个方向，都能够和观众近距离互动。如果把会场布置成一个长方形，虽然能够容纳的观众会多一些，但是场地过于纵深，会让演讲者感觉不舒服。
3丶大会官网的搭建是逐步完成的。最初的时候，官网只有logo和6大议题，因为演讲嘉宾邀约还没有确定下来，所以内容比较少。随着邀约逐步完成，官网的内容会越来越详尽。不要希望一步到位，活动的官网都是一点一点搭建起来的。
4丶用微信群丶微信群发助手做嘉宾的通知工作，事半功倍。给所有嘉宾建立微信群这个很容易理解，群发助手大家可能平时用的比较少，这是微信的一个隐藏比较深的功能，它可以允许你向不超过200位好友群发信息，做通知特别高效。
5丶工作协同至关重要。搞活动是一件对协同要求极高的工作，决策者和执行者之间丶不同岗位角色之间的信息共享至关重要，如果信息不同步，就非常容易出现乌龙。
好在我们有明道的任务系统，我们先把整个筹备任务拆分成了8个大的子任务，分别指定了负责人，然后子任务下面还可以再拆分子任务，这样一来，整个筹备任务变得条理非常清晰。
6丶嘉宾出场顺序安排有讲究，我们把最重量级的嘉宾分别安排在第一天上午和第二天下午，为什么这么安排？开场要有开门红，一个好的开场等于成功了一半，所以第一天上午一定要有重量级人物压阵。另一个重量级嘉宾要放到大会最后，这样可以防止一些冲着明星嘉宾来的观众过早离场。
7丶筹备这样一场大会需要多少个人？各人之间如何分工？我们全程参与的核心筹备组只有7个人，前期主要负责嘉宾邀请丶媒体合作方面的事情，在后期又有2人加入，负责场地搭建和现场总控，活动当天有20名左右的志愿者，负责现场的各项接待工作，其中2人负责微博丶微信等媒体的现场转播。这就是整个活动我们的人力投入。
8丶钱都花在哪里了？最大头的支出是在场地上面，酒店的活动场地丶酒店房间丶茶歇这些大概占了全部预算的70%吧，场地搭建大概占10%，嘉宾的路费大概占10%，物料和其他杂费支出大概占10%。
在文章的最后，我们再来思考这样一个问题：做一场千人大会的意义到底是什么？毫无疑问，我们的目标决不是简单的针对到场的这1000多观众进行营销，如果那样的话我们的成本就太高了。我想，一场千人大会的价值主要就是以下几个方面吧：
1丶这是一个跟各方面合作伙伴建立联系的最佳理由。一场大会办下来，我们邀请到40位有影响力的意见领袖，这些人都是有很强的话语权丶有丰富的社交网络的人，他们的口碑对明道至关重要。我们邀请到30家左右的媒体，如果没有明道大会，我们是很难找到理由接触这些媒体的。
2丶通过现场观众，进行强有力的社会化传播。到场的虽然只有1000多人，但是这1000多人大部分都会发布微博丶朋友圈分享大会的内容，他们的朋友当中有很多人也是我们的目标客户，按照每个人能够通过社交媒体影响100人来粗略估算，知道这次明道大会的人可能在10万人左右。
3丶显示公司的气场，提升明道的品牌价值感。还记得当年雷军第一次模仿苹果开小米发布会吗？一个卖便宜手机的公司为什么要开一场那么高大上的发布会？所谓建立品牌，其实就是在客户心智当中建立起一种联想关系，当客户看到小米这个品牌的时候，联想到那样一场发布会，客户就会觉得小米是个有牌子的手机，它和山寨货不一样。我们做明道大会也是一样，当客户看到明道这个品牌时，联想到2014年那一场众星云集的科技大会，联想到吴晓波丶刘慈欣，联想到顶级的丽思卡尔顿，那客户就会觉得明道是一个很有腔调的公司。
4丶一场成功的大会可以提振整个团队的信心，带来非常强烈的荣誉感。这次大会结束之后，我明显感觉到不仅是承担大会筹备任务的市场团队的信心在提升，销售团队丶技术团队丶代理商的信心都得到了明显的提升，大家都为我们能做出这么牛逼的一件事情感到特别的自豪。
所以，你们说办这样一场大会值不值得呢？复盘就到这里吧，期待2015年明道大会再见
